Organiser un événement de fin (ou de début) d’année…

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La vie en entreprise c’est un peu comme en famille : c’est important de partager régulièrement des moments festifs ensemble ! L’événement de fin d’année ou les voeux de nouvelle année sont donc des temps forts dans la vie de l’entreprise. Voici une liste de conseils pour le réussir.

 

Pourquoi les célébrer en entreprise ?
   C‘est une soirée que les collaborateurs attendent ! Pour l’entreprise c’est le moyen idéal de fédérer autour d’un moment festif car il rassemble tout le monde.

Les niveaux de hiérarchie s’effacent… Grâce à cette atmosphère particulière, on rencontre ses collègues et ses supérieurs, on apprend à mieux les connaître. En quelques mots, on resserre les liens ! Enfin, un tel événement est un cadeau offert par les dirigeants aux collaborateurs. Par le biais de ce moment festif, l’entreprise montre qu’elle reconnaît le travail fourni dans l’année et qu’elle sait remercier ses collaborateurs en fêtant ses victoires. Comment bien l’organiser ?  
   La question du budget est forcément posée. Gros ou petit budget, l’important c’est de réaliser avec soin son organisation !Cela commence par l’établissement d’un planning des actions à mener. Gardez bien en mémoire qu’un événement organisé plusieurs mois en amont, aura toutes les chances de réussite ! Maître mot : AN-TI-CI-PER !! Pensez aussi à construire une soirée en tenant compte de la sociologie de l’entreprise. Formel et sophistiqué, sobre et décontracté original et tendance… C’est vous qui définissez le cadre. Quant au lieu, les collaborateurs doivent s’y sentir à l’aise. Pour résumer, il est essentiel d’avoir un fil rouge, une cohérence dans la construction de l’événement. Et réfléchissez à vos enjeux : quelle impression voulez-vous laisser aux collaborateurs ? Quels messages voulez-vous transmettre ? Les postes de dépenses majeurs

   C’est l’ensemble de prestations de qualité proposées qui fera que l’on se souviendra de votre événement. Pensez à la pyramide de Maslow dont la première catégorie de besoins est celle des besoins physiologiques. Car oui, peu importe toutes les surprises et animations prévues durant la soirée, si les collaborateurs ont froid, mangent mal… ils ne retiendront que ce point là !

Les deux postes essentiels sont donc incontestablement le lieu et la nourriture. Viennent ensuite la scénographie et l’animation.

  • Le lieu

La tendance 2018 est au “Comme à la maison” ! Le lieu s’articule autour de divers univers qui recréent une ambiance chaleureuse et cocooning. Le collaborateur s’y sent bien et s’y détend. Les lieux atypiques ont eux aussi la côte. Usine réhabilitée, église désacralisée, loft industriel… il y a un choix multiple de concepts plus originaux les uns que les autres. On opte ici pour la créativité et l’originalité : le lieu devient lui même une “expérience”.

  • Le repas

Privilégiez un menu léger, varié et équilibré plutôt qu’un repas trop riche qui pèsera sur l’estomac ! Ou… surprenez vos collaborateurs ! Depuis quelques temps, le food truck a fait son apparition et séduit par son aspect convivial, ludique et original. La nourriture “healthy” est elle aussi devenue un incontournable pour des événements branchés.

  • La scénographie

Pour obtenir un bel effet “Waouh”, la tendance 2018 c’est la nouvelle technologie. Ecrans plasmas, jeux de lumières, VJing, mapping, casque à réalité augmentée… nombreux sont les moyens mis à disposition. Le digital est aussi une star des événements !

  • Les animations

On ne s’improvise pas animateur ! Même si Bernard en comptabilité est le roi des histoires drôles et Marie à l’accueil  une pro du karaoké…. faites plutôt appel à des professionnels que vous aurez soigneusement sélectionnés ! Ce poste de dépense connaît lui aussi du renouveau. L’attraction de la soirée n’est plus uniquement le DJ. On fait désormais de plus en plus appel à des professionnels du spectacle. Un groupe jazzy pour l’apéritif, un spectacle de magie pendant le dîner, des prestations circassiennes, un spectacle de danse, un spectacle d’humour, l’intervention d’une ou de plusieurs personnalités publiques… Et bien d’autres encore ! L’objectif : amuser, émerveiller les collaborateurs et donner du rythme à la soirée. Vous avez à présent quelques clés d’un événement de fin (ou de début) d’année réussi. Soyez créatif et… amusez vous !